В вопросе перехода на электронный документооборот бытует два прямо противоположных мнения: первое – более консервативное. Лагерь, который еще сомневается, стоит ли использовать ЭДО, и называет это риском. Второе – идеологи продвижения электронного документооборота.

Рассказываем, какие аргументы есть у каждой стороны, и насколько они оправданы.

Меньше отчетности, е-разрешения и новый кодификатор профессий – интервью с замминистра экономики

Что говорят противники ЭДО

Очень распространенное убеждение – для налоговых органов при проведении ими проверок налогоплательщиков обязательно нужны "оригиналы" документов. "Оригиналами" они называют бумажный документ, на котором есть печать предприятия и подпись.

Но документ, который подписан ЭЦП/КЭП (Электронная цифровая подпись и Квалифицированная электронная подпись) – оригинал. Об этом сказано в статье 7 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте".

А в 8 статье говорится, что юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Но некоторых противников ЭДО не переубеждает даже это. Они апеллируют к тому, что подписанные ЭЦП/КЭП документы все равно необходимо будет распечатывать. Какой в этом смысл?

Распечатывать электронные документы не нужно, ведь их создавали электронными именно для того, чтобы не печатать и, тем более, подписывать руками.

Законодательство не требует хранения электронных документов в распечатанном виде. Но если так сильно хочется повесить некоторые счеты или акты на стену, то можете их распечатать.

Есть еще специалисты, которые настроены оптимистично к ЭДО, но видят минусы, которые хотелось бы исправить в ближайшее время. Они говорят, что для перехода бизнеса на ЭДО государство должно более системно подойти к цифровизации экономики и создать более уверенную базу. Также добавляют, что для тотальной легализации цифровых процессов должна еще состояться цифровизация трудового права.

Все интернет-магазины Украины перейдут на электронные чеки, – Минэкономики

Что говорят сторонники ЭДО

В то же время сторонники электронного документооборота разбирают аргументы оппонентов и объясняют, почему они ошибаются.

Выше уже говорилось, что электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, но у них намного больше преимуществ, чем у старого формата.

Например, они позволяют экономить. Людям не нужно тратиться на принтеры, бумагу, доставку документов. Также экономится ваше время и время ваших клиентов – не нужно ездить в офисы ради подписания парочки бумажек. Все это можно сделать в удобное время и в удобном месте.

Оптимизируется и время работников компаний – они больше не тратят его на бесконечные поиски бумаг.

Улучшается клиентский опыт, который становится максимально позитивным – ведь людям не нужно будет тратить время на скучные и кажущиеся им ненужными процессы. Все можно сделать быстро и удобно.

Отмена лишних бумажек. Правительство упростит жизнь бизнесу

Какой сервис ЭДО выбрать

В Украине уже работает несколько сервисов электронного документооборота. Каждый может найти подходящий для себя.  

Например, сервис Deals. Он увеличивает количество вовремя согласованных документов, а также сокращает продолжительность подготовки и согласования документов в несколько раз, помогает сэкономить на административных и логистических расходах и обеспечивает постоянный доступ к документам. Нужно лишь подключиться к системе, добавить к ней своего контрагента, и всё. Приступайте к работе.

Сервис Paperless также дает возможность обмениваться документами в электронной форме. Нужно только установить приложение для браузера и зарегистрироваться. Каждый документ хранится в трех экземплярах на независимых серверах.

Megapolis.DocNet организовывает систему ЭДО в компаниях любого уровня и сфер деятельности, а также в государственных учреждениях, предприятиях и органах власти. Он автоматизирует документоориентированные бизнес-процессы, которые связаны с общей и операционной деятельностью организации, а также повышает прозрачность, управляемость и эффективность работы. Эта система охватывает все этапы жизненного цикла документов.

Алексей Симончук, журналист

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Теги: документооборот электронный документооборот система электронного документооборота
Просмотров: 97