Подсчет эффективности любых систем управления проектами – вопрос со многими переменными. Что именно брать за базис? От каких цифр отталкиваться? К каким KPI стремиться? Таск-менеджеры позволяют структурировать работу проекта, экономят время сотрудников и руководителей, выстраивают процессы. Казалось бы, подсчитать ROI (Return On Investment) от внедрения этих функций невозможно, но это не совсем так.

Выбор таск-менеджера

Для того, чтобы система управления проектами не стала обузой и бесполезной тратой для компании, стоит сразу определиться с тем, какая именно программа подходит лучшим образом. Компания Software Advice провела исследование среди руководителей малого и среднего бизнеса, в котором выяснила, какие функции критически важны для работы компании. Таким образом, аналитики разделили функциональность на "необходимую для всех" и "необходимую не для всех".

Как быстро восстановить бизнес в период кризиса

В числе необходимых для всех функций:

  • планирование проектов;
  • коллаборация;
  • управление задачами.

Из "необходимых не для всех", но очень полезных для конкретных компаний:

  • трекинг времени;
  • работа с документами и файлами;
  • баг-репорты.

С базовой функциональностью справляется большинство систем управления проектами: Basecamp (удобное управление задачами), Trello (канбан-доски), Asana (диаграмма Ганта) или Worksection (диаграмма Ганта, канбан-доски).

Что касается более сложных функций, то на помощь придут комплексные системы, например, Microsoft Project или Jira. Однако встроенным тайм-трекингом тоже может похвалиться Worksection. При использовании других систем придется пользоваться сторонними приложениями, вроде Toggl.

Машинное обучение: что может получить бизнес

Естественно, следующим пунктом при выборе системы будет цена. То есть тарифные планы разных компаний. Как правило, они отталкиваются либо от количества людей, которые будут пользоваться таск-менеджером, либо от набора доступных функций. Всю эту информацию легко изучить на сайтах приложений.

Экономия времени и денег

Блог компании Wrike выводит четыре основных преимущества, которые предприятие получает после внедрения таск-менеджмент систем:

  1. Ведение большего количества проектов, при тех же ресурсах.
  2. Экономия времени и денег на каждом проекте.
  3. Более продуктивные и счастливые сотрудники, которые лучше работают в команде.
  4. Автоматизация многих процессов.

"Наличие таск-менеджера стремится свести время реализации проекта к плановому. Тогда как при отсутствии такового фактическое время всегда превышает его на треть и более. Таким образом, для расчета экономического эффекта, умножаем стоимости ресурсов на время превышения и получаем величину оптимизации, выраженную в денежных единицах", – объяснил, как можно посчитать эффективность системы управления проектами, управляющий партнер маркетингового агентства Brain Tank Евгений Миронюк.

 Взаимодействие властей и бизнеса в Украине. Есть ли перспективы развития

Эти рассуждения подтверждаются исследованиями. Согласно аналитике Harvard Business Review, в среднем расходы на проекты превышают изначально планируемые затраты на 27%.

Таким образом, реальную экономию до и после внедрения системы управления проектами можно подсчитать, измерив время, которое экономится при нормализации процессов внутри команды за счет систем управления проектами.

Евгений Загладько, специалист по развитию бизнеса

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Теги: эффективность организация труда организация работы
Просмотров: 181