В прошлое ушли папирус, VHS-кассеты и CD. Так же уйдут и бумажные документы. Они – ненадежный и неудобный носитель информации. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, систем документооборота от разных вендоров на рынке хватает, но бизнес не торопится отказываться от бумаги. Возможно, именно в разнообразии систем и кроется причина: не так очевидно, какую из них выбрать? Попробуем разобраться.

Хотелось бы сразу предупредить: это – базовый анализ и сравнение наиболее известных систем внешнего электронного документооборота (далее – ЭДО), и в нем представлены наиболее распространенные решения. Данная статья может помочь на начальном этапе выбора, а окончательный вывод о том или ином решении ЭДО можно сделать только после того, как вы или ваши специалисты протестируете систему и пообщаетесь со службой поддержки.

Почему юристы разделились на два лагеря в вопросе электронного документооборота

Основные параметры

Разработчик

То, что ваши контрагенты уже подключены к какой-то из систем ЭДО, имеет далеко не самое решающее значение. Конечно, работать с партнерами на одной платформе удобно, но лидера на рынке систем ЭДО нет, и он вряд ли появится: так что неизбежно придется иметь дело с документами, созданными в других системах.

Этот недостаток может быть со временем решен, если будет создана система роуминга между продуктами разных вендоров. Разговоры об этом ведутся. В частности, этот вопрос активно обсуждается в подкомитете по вопросам электронного документооборота и электронным доверительным услугам ИТК комитета "Союза украинских предпринимателей". В госсекторе такая система роуминга уже есть: "Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ)".

Так что внедрять определенную систему ЭДО только потому, что ей пользуются ваши партнеры, нецелесообразно. Выбирайте лучшую.

Еще один момент, на который следует обратить внимание, – истории успешных внедрений, опубликованные в сети. Желательно – с комментариями счастливых клиентов.

Веб/десктоп

Большинство современных программных продуктов для ЭДО – это веб-сервисы, работа в которых ведется через браузер. Они не требуют установки на компьютер, а это значит, что доступ к документам у вас будет постоянно и с любого устройства в любой точке планеты, где есть интернет.

Электронная подпись

В системе должна быть реализована поддержка всех видов квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП): файл, защищенный носитель, Mobile ID. В идеале, регистрация и вход в систему должны тоже должны осуществляться с помощью КЭП, а не просто логина и пароля. Это упрощает жизнь и повышает уровень безопасности.

Еще один момент, на который следует обратить внимание – поддержка КЭП всеми или хотя бы большинством Квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг. На сайте Центрального удостоверяющего органа их сейчас 21.

Инвестиции, социальное предпринимательство и электронные документы: 5 онлайн-курсов для бизнеса

Облако

На сайтах систем ЭДО не всегда можно найти информацию о том, какой облачный сервис используется, но в некоторых случаях знать это важно. Например, банкам и страховым компаниям запрещено хранить информацию о гражданах Украины за пределами страны, поэтому, как бы ни были хороши Microsoft Azure и Amazon S3, если система настроена на хранение именно там, в некоторых случаях они могут не подойти. Вероятно, вендор пойдет навстречу крупному клиенту и предложит развернуть систему в местном облаке или на собственном сервере заказчика, но вряд ли это будет бесплатно.

Кроме того, ведущие украинские облачные провайдеры тоже надежны и безопасны. Телеком-операторы также переходят в облако и предлагают хранить документы в их надежном облачном хранилище.

Онлайн/онсайт и кастомные решения

Некоторые провайдеры предлагают как online, так и on-premise версию, то есть система разворачивается на сервере заказчика. Это решение – скорее для корпоративного сектора.

Также средний и крупный бизнес может заинтересовать приобретение продукта по схеме white label, то есть с возможностью брендирования.

Что касается кастомизации, то можно смело предположить, что большинство вендоров действуют по принципу "за ваши деньги – любые удовольствия".

Мобильное приложение 

Мобильные версии систем чаще всего имеют урезанную функциональность. Вполне понятное решение, так как настраивать систему ЭДО крупной корпорации со смартфона вряд ли кто-то будет. Это гораздо удобнее делать в браузере на экране покрупнее.

Настройки 

Если для мелкого предприятия достаточно базовых функций, то для средних и крупных компаний важно, чтобы в системе была возможность настройки маршрута прохождения документов, создания в системе ЭДО департаментов предприятия, документопотоки которых бы не пересекались, распределение ролей и прав пользователей.

Скажите своему бухгалтеру "до свидания"! Почему эти специалисты уже неактуальны в компаниях

Пробный период

Почти все системы ЭДО предлагают бесплатный пробный период. Следует обратить внимание на длительность пробного периода и функциональность пробной версии продукта.

Оптимальный вариант – когда вам предлагают не урезанную, а полную версию системы с достаточным количеством подписей, чтобы оценить все возможности продукта.

Интеграция

API есть у всех систем внешнего ЭДО, вопрос в том, какими возможностями он обладает. Кроме того, у некоторых вендоров доступ к API формально бесплатный, но за интеграцию с разными системами придется доплатить.

Цена

Здесь все понятно. Она формируется, исходя из количества подписанных или отправленных документов и/или времени действия лицензии.

Системы внешнего ЭДО. Первые впечатления

Арт-Офис

Удивило отсутствие кнопки "Регистрация", только "Вход". Именно на последнюю надо жать новому пользователю. Можно зарегистрироваться с помощью КЭП. Сервис понимает электронные подписи тринадцати АЦСК.

Порадовала "Инструкция пользователя" на сайте – как в детстве побывал. Она выполнена в стилистике Windows 95, хотя интерфейс самого сайта вполне современный. На главной странице сайта наблюдается какой-то баг с прокручиванием – страницы норовят перескакивать через одну (проверено в Safari, Chrome и MS Edge). Регистрация прошла нормально, только письмо с просьбой подтвердить e-mail пришло не сразу и угодило в спам.

Система используют облако украинского провайдера UCloud. После регистрации мне два раза позвонили из службы поддержки, хоть я об этом не просил. Были вежливы, предлагали помощь, если что, и ответили на все вопросы. При первом входе система предложила совершить тур по интерфейсу. Интерфейс простой и понятный.

Порадовала возможность загрузки файлов как с локального диска, так и с Google Drive. Бесплатно предоставляется возможность подписать десять документов для ФЛП и 25 для юрлиц. Кроме веб-версии системы, есть также десктопная и плагин для MS Office.

Полная функциональность системы доступна только в корпоративном решении, цена которого не указана.

Топ-8 советов, как в ритейле повысить эффективность бизнеса с помощью мессенджеров

Вчасно

Входа с помощью КЭП и Mobile ID нет. Проверка электронной подписи осуществляется после регистрации в системе. Интерфейс простой. Система базового уровня не перегружена функциями, только основные. Пункты меню "Ярлыки" и "Внутренние документы" отмечены значком Pro – то есть эти функции доступны за 5 500 грн/год.

Бесплатный тестовый период версии Pro – один месяц. В нем появляются функции группирования документов по типу, ярлыки, маршрутизация, создание сценариев согласования и подписания документов, формирование групп и отделов сотрудников, раздел "Внутренние документы" и ТТН. Кроме того, в этом пакете появляется возможность выбора последовательности подписания: параллельно или последовательно.

Для хранения документов используется сервис Amazon S3. В сентябре 2020 года в системе появилась новая фича – отслеживание действий сотрудников за последние 30 дней. Следует отметить очень удобную инструкцию пользователя. У разработчика есть также решения Вчасно.EDI, Вчасно.Каса и e-ТТН.

Deals

Зарегистрироваться/войти можно не только как в старые добрые времена – с помощью логина/пароля, но и с помощью КЭП, токена или Mobile ID. Особенность бесплатного периода продукта от Intecracy Deals в том, что вам дают все и сразу. Это – не урезанная версия, а система с абсолютно полной функциональностью.

Интерфейс чистый, но его логика отличается от интерфейсов аналогичных программ других разработчиков. Дело в том, что объектом этой системы является не пользователь, а организация, не отдельный документ, а сделка, в рамках которой происходит документообмен. В Deals все документы хранятся именно в сделках. К этим сделкам предоставляется доступ либо конкретным пользователям, либо группам пользователей. Доступ к документам настраивается согласно корпоративной политике.

Большое внимание разработчики уделили вопросу маршрутизации, разделению прав доступа, ролей и так далее. То есть тому, что важно в первую очередь для крупных компаний с большим количеством сотрудников и департаментов.

Разработчик – Intecracy Deals, активно работает по схеме white label. Именно этим объясняется отсутствие в данном обзоре таких систем ЭДО, как Star.Docs от Київстар и DocsET от Министерства инфраструктуры Украины. По сути, это – те же Deals, только брендированные и доработанные в соответствии с пожеланиями заказчиков. Еще одна особенность Deals, Star.Docs и  DocsET – наличие мобильного приложения.

Document.Online

Регистрация через заполнение стандартной формы. В процессе регистрации система предложила перейти на указанный мной почтовый адрес, причем открыла почту в том же окне браузера. Удобно. Служба поддержки вышла на связь по собственной инициативе. Любезно ответили на все вопросы.

У Document.Online самый большой выбор вариантов входа в систему: логин/пароль, Mobile ID, UKey, соцсети и аккаунты MS и Google. Инструкция есть, но в ней нет поиска и гида по интерфейсу. На сайте есть чат со службой поддержки, но на ответ можно надеяться, только сообщив e-mail и телефон. Служба поддержки на звонок ответила быстро и дала исчерпывающие ответы на все вопросы. Есть возможность подключения Telegram, куда будут приходить уведомления из системы.

Релокейт геймдевелопера: за и против, Или как сохранить наших разработчиков в Украине

M.E.Doc

M.E.Doc известна большинству предпринимателей как программа для документообмена и подачи отчетности в контролирующие органы. В частности, этой системой многие украинские предприятия пользуются для подачи отчетов в налоговую. Существует также решение для обмена электронными документами M.E.Doc.Бизнес, но его интерфейс скорее привычен и понятен сотрудникам бухгалтерии, чем обычным пользователям.

Так как основные пользователи M.E.Doc – это бухгалтерия, особого разграничения прав доступа в системе нет. Любой сотрудник, который имеет доступ к системе, будет видеть все документы предприятия.

M.E.Doc – не веб-приложение, и через браузер в нем не поработаешь: программу надо устанавливать на компьютер. Так что мобильность, удаленная работа и доступ к документам 24/7 – это не про M.E.Doc.

Разработчики, вероятно, сами это прекрасно понимают и активно продвигают свое более современное решение – онлайн-сервисы СОТА.

Paperless

Бесплатный сервис от ПриватБанка. То есть совсем бесплатный. Вход и регистрация – только через логин/пароль. После регистрации письмо с просьбой подтвердить e-mail тоже попало в спам. Интерфейс – даже не лаконичный, а минималистичный.

При первом знакомстве пользователь видит всего три кнопки: "‎Загрузить", "Документы" и "Корзина". На сайте системы есть видео, в котором идет рассказ об опыте использования решения Paperless в небольшой компании. Судя по всему, именно на этот сегмент рынка и рассчитывали разработчики.

Можно использовать КЭП большинства АЦСК Украины. Чтобы подписать документ одного КЭП мало: необходимо установить "невеличку програмку" – дополнительный криптоплагин для браузера от Privat24. Подписание документов происходит тоже с помощью приложения Privat24. Есть возможность организации двухфакторной аутентификации через Google Authenticator.

При детальном знакомстве с программой оказывается, что она не так уж проста: есть возможность присвоения ярлыков документам и обсуждения документов.

В таблице ниже приведены данные по функциональности разных веб-систем внешнего документооборота. В таблице не представлена система M.E.Doc, так как это десктопное решение. Также в сравнении не принимали Star.Docs и DocsET. Как было упомянуто выше, эти системы созданы на базе Deals и имеют схожую функциональность.

Заключение

Еще раз хотелось бы подчеркнуть, что это – базовый анализ. Системы ЭДО универсальны. Тем не менее, выбор может быть обусловлен размером компании, стилем руководства, а в некоторых случаях – сферой деятельности.

Несмотря на то что четкой специализации у всех вышеперечисленных систем нет, можно попытаться как-то их классифицировать. ФЛП может хватить Paperless. Если требования к системе выше, а размер предприятия крупнее, стоит присмотреться к Document.Online. "Вчасно" явно нацелены на ритейл-компании среднего и крупного размера – впрочем, для небольших предприятий любого профиля это решение тоже подойдет. Также можно обратить внимание на "Арт-Офис", у них есть пакеты как для малого, так и для крупного бизнеса. Deals может быть использован и ФЛП, но эта система явно создана для корпоративного сектора.

Алексей Симончук, журналист

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Теги: документооборот электронный документооборот система электронного документооборота
Просмотров: 152