1. Отправьте на "удаленку" всех, кого возможно

COVID-19 – не самая дружелюбная тварь из живущих на Земле. Этот маленький гаденыш не только устроил нам пандемию, но и спровоцировал начало глобального социального эксперимента под названием "удаленная работа". В итоге оказалось, что большинство людей могут вполне эффективно работать из дома. 

По данным опроса Gartner, в котором приняли участие более 300 организаций со всего мира, представители 74% компаний заявили, что после окончания карантина переведут часть персонала на удаленную работу. Генеральный директор Twitter Джек Дорси считает, что даже после исчезновения COVID-19 удаленная работа станет нормой для большинства сотрудников компании. Google, Facebook и другие технологические гиганты также не планируют возвращать в офисы часть персонала.

Естественно, возникает вопрос: зачем переплачивать за содержание офиса? Перевод на дистанционную работу части персонала, сокращение офисного пространства и, как следствие, расходов – это первая антикризисная мера, которая поможет выжить бизнесу в период глобальной рецессии. При этом даже увольнять никого не надо.

 Как трансформировать бизнес для выживания во время кризиса

  1. Избавьтесь от бумаги

Второй антикризисный шаг – перестаньте терзать принтер и не позволяйте это делать сотрудникам. Люди часто распечатывают файлы без всякой на это нужды. По статистике, 45% бумаги, которая используется для печати в офисах, к концу дня отправляется в мусор, а 20% распечатанных документов даже не извлекается из принтеров. 

Если верить Агентству по охране окружающей среды США, около 10 000 листов бумаги в год расходует один офисный служащий. Это – около 20 пачек А4 в год, каждая в среднем по 100 гривен. И это не считая расходов на принтеры, картриджи, доставку документов и содержание архива. 

Кроме того, изготовление и переработка бумаги стоит на третьем месте среди самых "грязных" производств в мире. Для производства 1 листа бумаги требуется 118 литров воды. 115 миллиардов листов бумаги используются в мире ежегодно. Так что остается только добавить: забота о своем бизнесе = забота об экологии.

 Взаимодействие властей и бизнеса в Украине. Есть ли перспективы развития

  1. Переходите на электронный документооборот 

Системы электронного документооборота с контрагентами позволяют создавать, согласовывать, подписывать и передавать документы онлайн. Они не менее легитимны, чем традиционные бумажные, с мокрыми печатями и подписями. Кроме экономии на бумаге, электронный документооборот позволяет существенно сократить расходы на доставку. Минимальная цена за пересылку конверта почтой – 10 гривен. Отправка курьером стоит значительно дороже. Доставка одного электронного документа обойдется всего в 1 гривну. 

Для того, чтобы подписывать и отправлять электронные документы нужна квалифицированная электронная подпись. Получить ее можно в любом из Аккредитованных центров сертификации. Их список опубликован на сайте Минцифры Украины. Альтернативный и не менее легитимный подвид квалифицированной электронной подписи – Mobile ID от операторов мобильной связи Украины.

Решений внешнего электронного документооборота на рынке представлено много. Один из проверенных вариантов – система Deals от компании Intecracy Deals. Это – веб-решение, доступ к которому осуществляется через браузер. Кроме того, у Deals есть мобильная версия программы для Android и iOS, что крайне редкое явление на украинском рынке систем документооборота. 

После перевода документооборота с контрагентами в электронный формат, все договоры, счета и акты будут согласовываться, подписываться и отправляться онлайн. И никаких бумаг, мокрых печатей, подписей, беготни между отделами и жадных курьерских служб.

 Жертвы карантина. Где и какую помощь могут получить малый бизнес и уволенные работники

  1. Автоматизируйте учетные системы компании

При выборе программного продукта для бизнеса, люди часто принимают в расчет время существования решения на рынке. Принято считать, что чем дольше – тем лучше. Это не всегда так. Новая система, созданная на основе современных технологий, часто оказывается эффективнее, надежнее, быстрее и проще, чем программа-долгожитель. Она еще не успела обрасти многочисленными изменениями и дополнениями, которые делают ее тяжелой и неповоротливой.

Хороший пример – относительно новая комплексная система бухгалтерского и управленческого учета A5. Это – веб-клиент, который не требует установки на компьютер. Преимущества такой системы очевидны. Все документы доступны в любое время, с любого устройства. Кроме того, А5 – украинская разработка и она уже успешно внедрена на многих государственных предприятиях Украины.

  1. Внедряйте облачные технологии

Следует подумать (если об этом еще не думали) о переносе всех данных компании с собственного сервера в облако. Надежных провайдеров более, чем достаточно: Google Drive, Dropbox, Amazon S3, Microsoft Azure. Есть украинские операторы, крупнейший из которых – Gigacloud. Разумеется, пространство в облаке не достанется вам бесплатно, но хранить электронные документы там во многих случаях рациональнее и удобней и дешевле, чем на собственном сервере.

Машинное обучение: что может получить бизнес

На сколько дешевле? Об этом можно судить по тому, что программы перехода на облачные технологии поддерживаются на государственном уровне во многих странах мира. Только с 2013 по 2016 год внедрение облачных решений в госсекторе Великобритании позволило сэкономить около £3 млрд бюджетных средств. Что касается Украины, то, по подсчетам аналитиков, при переходе в облако, к 2024 году госструктуры могли бы на 40% сократить расходы на закупку и содержание серверного "железа. Это – 40 млрд гривен бюджетных (то есть наших с вами) денег.

Сократить расходы можно и отказавшись от установки традиционного ПО, сделав выбор в пользу SaaS (software as a service – программное обеспечение как услуга). Такой подход позволяет снизить затраты, связанные с установкой, обновлением, поддержкой оборудования. Кроме того, все файлы компании будут храниться и бэкапиться в облаке провайдера и доступны сотрудникам компании всегда и везде. Наиболее популярные облачные офисные пакеты – Google Docs и Microsoft 360. В первом случае придется доплачивать только за дополнительное место в облаке, если выделенных 15 ГБ на юзера не хватит. В случае с Microsoft выбор веб-сервисов богаче, но в минимальном пакете для бизнеса подключение одного пользователя стоит $5.

Дмитрий Прибытько, медиаэксперт

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Теги: оптимизация расходов
Просмотров: 124