О цифровой трансформации бизнеса говорят много и ни у кого не вызывает сомнение то, что автоматизация – одно из главных условий выживания и процветания бизнеса в наши дни. Тем не менее, ответить на вопрос, какая именно система автоматизации процессов нужна конкретной компании могут далеко не все.

В том, что не многие разбираются в терминологии нет ничего удивительного. Это – продукты сложные, тем более, что с развитием классических программных решений, их функционал стал частично дублировать возможности систем другого класса, чистых систем сейчас почти не осталось.

Кроме того, благодаря маркетологам, каждый год появляются новые модные термины, а значение старых несколько изменяется. Тем не менее, основные отличительные особенности разных видов систем автоматизации бизнеса сохранились. Давайте разберемся.

Как таск-менеджеры позволяют экономить бизнесу деньги

ERP

Примеры: SAP ERP, Microsoft Dynamics AX

ERP (Enterprise Resource Planning) –  это набор интегрированных приложений, в которых собираются, хранятся, обрабатываются и анализируются данные о производственных ресурсах предприятия. В ERP обмениваются данными различные отделы предприятия (производство, закупки, продажи, бухгалтерия и т.д.). Системы ERP отслеживают ресурсы (денежные средства, сырье, производственные мощности) и статус бизнес-обязательств компании. 

Бизнес-процессы в EPR четко определены изначально и настраиваются при внедрении. Самостоятельно изменить логику выполнения процессов после внедрения сложно, даже с помощью вендора.

Независимо от того, кто разработчик, ERM-системы строятся по общей архитектуре. Они состоят из собственно платформы, которая обеспечивает работу компонентов, базы данных с инструментами интерпретации и обработки данных и всевозможных модулей: финансы, персонал, операции и так далее. Внедрение ERP-системы – процесс долгий, сложный и редко все идет по плану, но принято считать, что ERP – must have для любой крупной компании.

ЕСМ (СЭД)

Примеры: OpenText ECM, Megapolis Doc.Net

То, что на Западе называют ECM (Enterprise Content Management), на постсоветском пространстве чаще всего именуют СЭД – системой электронного документооборота. Причем часто речь идет о внутреннем документообороте организации. СЭД – это автоматизированная система управления документооборотом с заданной последовательностью действий с документами: создания, регистрации, ознакомления, согласования, подписания и отправки в архив. 

Процесс обработки документа представляет собой логическую последовательность смены статусов документа в системе. В СЭД-решениях регламент обработки тех или иных документов фиксируется. Эти системы не предполагают того, что маршруты движения документов компании будут меняться.

Как быстро восстановить бизнес в период кризиса

Системы СЭД, как и другие решения автоматизации, постепенно эволюционируют и перестают быть просто системами внутреннего документооборота, обрастая все новыми возможностями. Как и в случае с EPR, они могут содержать дополнительные модули. К примеру, в СЭД Megapolis Doc.Net есть дополнительный модуль Видеозаседание, с возможностью проведения голосования и фиксации его результатов с помощью цифровой подписи.

BPM (BPMS) 

Примеры: Mendix, Scriptum

BPMS (Business Process Management System) – это программные решения, которые используются для управления бизнес-процессами и реализации процессного подхода к управлению организацией. Главным отличием BPM от других систем, исполняющих построенные процессы, является возможность моделировать и выполнять любые процессы организации, а не только специфические бизнес-процессы, связанные с документами, продажами или учетом. 

Чтобы изменить уже существующий в BPM процесс или добавить новый, менять архитектуру всей системы и дорабатывать ее в BPM не требуется. Именно поэтому часто говорят о "гибкости" BPM. При необходимости, изменения вносятся непосредственно в модель процесса, а другие, запущенные ранее процессы, продолжают происходить по старой схеме. 

Несмотря на то, что BPM-система настраивается индивидуально, исходя из потребностей конкретного предприятия, она может содержать готовые, универсальные коробочные модули. Так, например, BPM-решение Scriptum может быть внедрено вместе с готовыми модулями, такими как СЭД и внешний документооборот.

Еще одно преимущество BPM – ее универсальность и богатый функционал. Для каждой компании, согласно ее потребностям, подбирается то или иное решение автоматизации определенных процессов или даже одного из них. В отличие от тех же ERP, системы BPM можно внедрять постепенно. Работа BPM изначально настраивается как совокупность процессов – фокус здесь не на объекте, а на конечной цели бизнес-процесса. 

Машинное обучение: что может получить бизнес

CLM

Примеры: Deals, DocuSign, Agiloft

Эти системы имеют разные названия: Contract lifecycle management или Contract Management Systems, но у нас их чаще всего называют просто системными внешнего электронного документооборота (ЭДО). Как следует из названия, это – решения для обмена разнообразными, юридически значимыми документами с контрагентами. Впрочем, в подобных системах может происходить оборот не только исходящей документации. 

Некоторые вендоры позиционируют свои продукты как системы, пригодные не только для внешнего, но и для внутреннего документооборота. Полноценной СЭД они, конечно, не заменят, но системе все равно, какой документ в ней создается. И если в ней есть возможность создавать структуру предприятия, разграничивать права доступа и настраивать маршруты прохождения документов, как это реализовано, например, в системе электронного документооборота Deals, она вполне подойдет и для внутреннего документооборота организации. Кроме того, в некоторых системах ЭДО есть возможность подачи отчетности в контролирующие органы.

CRM

Примеры: Zoho, Microsoft Dynamics CRM

Основная задача CRM (Customer Relationship Management) системы – управление взаимоотношениями с клиентами компании. По сути, это – система для маркетинга, продаж и сервиса клиентов. Это – клиентская база, в которой учитываются и анализируется истории взаимоотношений и статусах работы с клиентами. Объектом CRM является именно клиент, и все процессы в системе сосредоточены на продаже. 

Как ERP и ECM, CRM настраиваются один раз и надолго, фиксируя нужный порядок действий в системе. Некоторые продвинутые CRM содержат функционал по моделированию и исполнению ряда бизнес-процессов, но это не делает их полноценными BPM-системами. Моделируются только процессы, связанные с клиентами и продажами, а не любые процессы организации.

 Взаимодействие властей и бизнеса в Украине. Есть ли перспективы развития

Итого

Часто случается так, что компания бросает все силы на внедрение, скажем, ERP, а спустя месяцы и миллионы, руководство обнаруживает, что все это потрачено зря. 

И не потому, что ERP была не той системой. Просто каждое решение предназначено для выполнения определенных задач и, на самом деле, надо было в первую очередь автоматизировать совсем другие процессы. Для каждой компании, в каждом конкретном случае и для достижения конкретных целей подбирается то или иное решение. Лучше потратить лишний месяц на изучение системы автоматизации, чем потом жалеть о зря потраченных времени и деньгах.

Евгений Загладько, специалист по развитию бизнеса

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Теги: автоматизация компьютерные программы бизнес
Просмотров: 95